Aktualizacja 11.11.2020 – zwróć uwagę na akapit „Nowości 2020, na które warto zwrócić uwagę”

Cisco Webex Meetings to platforma, która została stworzona do prowadzenia spotkań online, jednak często wykorzystywana jest do prowadzenia szkoleń. Spotkasz ją w wielu korporacjach, ale też w małych firmach.

Warto wiedzieć, że narzędzie to jest dostępne w wersji bezpłatnej, która ma ograniczone funkcjonalności oraz pełnej wersji płatnej. Szczegóły darmowego narzędzia Webex Meetings opisujemy tutaj.

W tym poście prezentujemy nową wersję pełnej wersji, która ostatnio została odświeżona graficznie. Przedstawiamy też różnice pomiędzy Webex Meetings a Webex Training, gdyż często o to pytacie.

Zanim zaczniesz

Aby korzystać z Webex Meetings należy wykupić licencję oraz założyć konto. Możesz ją kupić przez internet, ale też u polskiego dystrybutora, co jest fajną opcją z uwagi na polską fakturę oraz wsparcie przy stawianiu pierwszych kroków w tym oprogramowaniu.

W panelu administracyjnym możesz zarządzać spotkaniami. Dostępne są tam dwa tryby zakładania spotkania:

• uproszczony: aby zorganizować spotkanie wystarczy podać podstawowe dane, takie jak termin, czas trwania oraz maile zaproszonych gości,
• zaawansowany: w którym poza definiowaniem podstawowych danych można między innymi ustawić uprawnienia uczestnika po wejściu do pokoju.

Korzystanie z Webex Meetings jest możliwe za pomocą przeglądarki lub poprzez add-on do przeglądarki. Niestety wersje te różnią się od siebie, co może być bardzo irytujące w sytuacji, gdy musisz wyjaśnić uczestnikom, jak mają obsługiwać wirtualny pokój. Więcej info na blogu Kena Molay.

Pokój wirtualny w Webex Meetings

Po wejściu do pokoju uczestnik spotkania oraz prezenter mają taki widok:

[responsive][/responsive]

Na dole widać kilka okrągłych buttonów z podstawowymi funkcjami dostępnymi dla prezentera:

• mikrofon,
• kamera,
• nagrywanie spotkania,
• udostępnianie,
• lista uczestników,
• czat (Na szczęście uczestnik nie ma już problemów z polskimi znakami podczas pisania na czacie. Nadal jednak ten problem ma prezenter. Stosując polskie znaki włącza poszczególne funkcje wirtualnego pokoju. Na przykład litera „ą „włącza dzielenie ekranu.)
• ustawienia – link do spotkania, ustawienia audio, zapraszanie uczestników i wysyłanie przypomnień, ankiety oraz notatki, a także możliwość chronienia spotkania hasłem,
• wyjście ze spotkania.

W górnym menu jest dostępnych więcej opcji (tu nie ma znaczących różnic w stosunku do poprzedniej wersji): File, Edit, Share, View, Audio, Participant, Meeting, Help.

Po prawej stronie widoczny jest panel, którego zawartość zmienia się zależnie od używanych funkcji. Tu, jeśli włączysz, pojawi się lista uczestników z opcją podniesienia ręki i wyciszania mikrofonu, wyłączenia kamerki, na dole – czat.

W tym obszarze pojawiają się także ładowane przez moderatora ankiety, pliki multimediów (dodaje się je poprzez link np. z YouTube) oraz miejsce na tworzenie osobistych notatek w trakcie spotkania. Na poniższym screenshocie widać otwarty film z YouTube. Niestety nie można pokazać go na całym ekranie. Ta funkcja ma więc mocno ograniczoną przydatność.

Każdy element znajdujący się w tym panelu uczestnik może zwinąć lub rozwinąć. Jako prowadzący musisz to wiedzieć, gdyż zdarzają się sytuacje, gdy uczestnik zwinie swój czat i nie wie, jak przywrócić to narzędzie. Wtedy musisz takiej osobie wyjaśnić, jak działa ten mechanizm.

[responsive][/responsive]

Na górze po prawej stronie w części głównej okna wirtualnego pokoju masz też możliwość zmiany widoku. Dostępne są 2 opcje:

• Na ekranie widoczne jest tylko wideo (widok nazywa się Floating Panel View)
• Na ekranie widoczny jest panel boczny (jest tam czat, lista uczestników, itp.), a na środku ekranu widoczna jest prezentacja, tablica lub dzielony ekran.

Małe okno wideo każdy może sam umieścić na dole lub górze pokoju.

[responsive][/responsive]

Warto też dodać, że można rozszerzyć panel boczny, aby zajmował on większą część pokoju. Jest to funkcja przydatna zwłaszcza podczas oglądania wideo przez funkcję multimedia, które jest widoczne właśnie w tym obszarze, a nie w głównej części okna.

Nagrywanie spotkania

Uruchamia się poprzez kliknięcie przycisku „Record” znajdującego się w dolnym menu. Nagranie można przerwać i wznowić w dowolnym momencie.

Film jest dostępny w panelu administracyjnym i można go pobrać w formacie mp4. Jest to duża zmiana, gdyż kiedyś Webex nagrywał wideo w swoim własnym formacie i uzyskanie pliku mp4 wymagało skomplikowanej konwersji.

Nie spodziewaj się jednak super nagrań z Webex Meetings. Program nagrywa TYLKO 6 klatek na sekundę. Dla porównania – ClickMeeting nagrywa 20 klatek na sekundę. Nagranie, które odbierane jest jako przyjemne w oglądaniu ma 24 klatki na sekundę i więcej.

W jaki sposób i co możesz pokazywać uczestnikom?

Kliknij w „Share” w górnym menu i wybierz jedną z opcji:

• „My Screen”- dzielenie całego ekranu,
• „File” – prezentowanie plików poprzez załadowanie ich do wirtualnego pokoju. Takie pliki pokażesz w centralnej części ekranu,
• „Transfer”- udostępnianie plików, które uczestnik może pobrać na swój komputer; warto pamiętać, że po zamknięciu okna transferu wcześniej udostępniane pliki znikają z listy,
• „Application”- prezentowanie aplikacji,
• „Whiteboard”- otwarcie nowej białej tablicy (szczegóły opisujemy w dalszej części postu),
• „Web Browser”- dzielenie okna przeglądarki,
• „Multimedia”- prezentowanie plików audio oraz wideo z adresu URL; tu umieścisz na przykład link do filmu umieszczonego na YouTube, a uczestnicy zobaczą go w prawym panelu wirtualnego pokoju (UWAGA! to nie żart, film nie pojawi się w środkowej części wirtualnego pokoju – pisałam już o tym powyżej),
• „My Meeting Window”- dzięki, której można pokazać uczestnikom swój widok okna spotkania, aby np. wytłumaczyć jak należy uruchomić daną funkcję. Jest to genialna funkcja.

Biała tablica (Whiteboard)

Aby pracować na białej tablicy należy kliknąć „Share” w górnym menu i wybrać „Whiteboard”. Na białej tablicy dostępne są podstawowe narzędzia do rysowania i pisania w kilku kolorach.

UWAGA! Istnieją problemy z polskimi znakami, szczególnie, gdy jesteś prelegentem. Podczas wpisywania litery „ą” pojawia się okno do udostępniania ekranu, natomiast litera „ż” powoduje usunięcie wpisanego wcześniej tekstu.

Przydatną opcją jest możliwość korzystania z kilku białych tablic jednocześnie bez utraty zrobionych na nich notatek i rysunków. Efekty pracy można zapisać w dowolnym momencie, co jest dużym plusem.

[responsive] [/responsive]

Prezentacja plików

Funkcję tą uruchamiamy klikając „Share” w górnym menu, a następnie wybierając opcję „File” W Webex Meetings najlepiej działają pliki PowerPoint, nawet możesz podejrzeć swoje notatki pod slajdami.

Fatalnie działa jednak pdf. Program obraca plik o 90 stopni, a część z nich (nie do końca wiem kiedy to się dzieje) jest monochromatyczna.

W tym miejscu możesz także załadować pliki wideo, np. mp4. Pamiętaj, że jeśli chcesz pokazać wideo poprzez link, to wykorzystaj funkcję Multimedia.

Ankiety

Aby uruchomić ankietę należy kliknąć okrągły button z trzema kropkami na dole głównej części wirtualnego pokoju, a następnie wybrać z menu „Polling”.

[responsive][/responsive]

Webex daje możliwość przeprowadzania ankiet z kilkoma typami pytań. Można wpisać kilka odpowiedzi do wyboru z możliwością jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru, a także dać możliwość samodzielnego wpisania odpowiedzi przez uczestników.

Możesz także ustalić limit czasowy na udzielenie odpowiedzi na pytanie. Warto dodać, że podczas przeprowadzania ankiety prezenter ma podgląd na aktualne wyniki na dole panelu bocznego.

[responsive] [/responsive]

Po zakończeniu ankiety rezultaty można jednym kliknięciem zaprezentować wszystkim w panelu bocznym. Prezenter może też sprawdzić indywidualne wyniki ankiety dla poszczególnych uczestników.

[responsive][/responsive]

Ankiety można wcześniej przygotować. Pliki ankiet zapisują się na dysku komputera i w dniu spotkania / szkolenia plik ankiety otwieramy w wirtualnym pokoju.

Nowości 2020, na które warto zwrócić uwagę

Podpokoje, czyli breakout rooms – ta opcja działa w wersji softwarowej Webexa (musisz mieć aplikację w wersji WBS40.9 lub nowszej). W podpokojach nie działa wiele funkcji, które znacie z pokoju głównego. Warto zapoznać się z listą tych ograniczeń tu >>>. Możesz utworzyć 100 podpokoi w ramach jednej sesji. Uczestników możesz przydzielać do podpokoi ręcznie lub automatycznie (system przydziela uczestników losowo). Uczestnicy, jak i host mogą w czasie sesji w podpokoju rozmawiać ze sobą i widzieć się, dzielić ekran a także korzystać z czatu. Pełna lista funkcjonalności dostępna jest tu >>>

Wirtualne tło – Webex Meeting pozwala na ustawienie wirtualnego tła (podobnie jak jest to w Zoom czy też Microsoft Teams), czyli gdy występujesz z kamerą, to możesz zastąpić widok tła (w twoim pokoju, czy też biurze) obrazem z bazy zaproponowanej przez producenta oprogramowania, a nawet możesz wstawić własne tło. Dostępna jest także opcja rozmazywania tła. Te trzy opcje działają od wersji WBS40.8. Więcej dowiesz się tu >>>

Transmisja wydarzenia w wirtualnym pokoju na YouTube oraz Facebook – opcja dostępna w płatnej licencji Webex Meeting. Tu przeczytasz więcej >>>

Czym różni się Webex Meeting od Webex Training?

Z uwagi na relatywnie niską cenę (około 2000 zł rocznie) licencje Webex Meetings są często wykorzystywane do szkoleń.

Tymczasem do tego celu producent przewidział wersję programu o nazwie Webex Training – pełny opis tego programu znajdziesz na naszym blogu tu.

Czym różnią się te dwie wersje?

• W Webex Meeting każdy może samodzielnie włączyć swoje audio. W Webex Training ty, jako trener możesz zadecydować, czy każdy ma mieć takie uprawnienia, czy jednak to ty w czasie szkolenia będziesz przydzielać głos uczestnikom. W praktyce, przy większych wydarzeniach, często dochodzi do fatalnych sytuacji, gdy uczestnicy nieproszeni przerywają szkolenie.
• W Webex Training masz do dyspozycji dodatkowe narzędzia (ikony tak / nie, emotikony oraz testy wiedzy).

Urządzenia Webex współpracujące z Cisco Webex Meetings

Cisco w sposób widoczny idzie w kierunku stworzenia pełnego ekosystemu programu do komunikacji (Webex Meetings), połączonego z programem do pracy zespołowej (Webex Teams) oraz urządzeń, które perfekcyjnie współpracują z tym oprogramowaniem.

O platformie Webex Teams (wcześniej nazywała się Webex Spark) pisałam tu. Sprzęt oferowany przez Cisco dostępny jest tu.

Ceny

Na międzynarodowej stronie firmy Webex jest podany cennik pojedynczych licencji. W praktyce jednak klienci wybierają najczęściej rozwiązania składające się z różnych narzędzi marki Cisco i takie pakiety wycenianie są indywidualnie.

Warto podkreślić, że kupuje się licencję roczną. Webex Meetings dostępny jest także u polskiego dystrybutora, dzięki czemu otrzymasz idealnie dopasowany do twoich potrzeb pakiet i polską fakturę!

Jeśli jesteś zainteresowany ofertą Webex to zapraszamy do kontaktu z zaprzyjaźnioną firmą Greeneris.