ClickMeeting – recenzja po wielu latach pracy z programem

Na ClickMeeting pracuję od początku jego istnienia realizując webinary dla klientów, często dużych korporacji.

Kupując licencję na ClickMeeting masz dostęp do programu do webinarów (opcja: tryb prezentacji) oraz do spotkań online (tryb dyskusji).

ClickMeeting występuje w dwóch wariantach:

• Podstawowym (kupisz go przez internet), gdzie główną część ekranu zajmuje prezentacja a okno wideo jest w górnym prawym rogu pokoju webinarowego. Tu są dwa typu licencji Live i Automated (wzbogacona np. o opcję automatycznej wysyłki certyfikatów)
• Do transmisji online (tę opcję dokupujesz w dziale sprzedaży ClickMeeting lub możesz kupić u nas całą usługę realizacji takiego webinaru – kontakt z nami). Dzięki takiej licencji możesz pokazać wideo na całym ekranie wirtualnego pokoju w jakości HD. Oto przykład:

W grudniu 2020 wprowadzono tak zwane podpokoje, czyli breakout rooms. Opcja ta pozwoli podzielić Ci grupę, tak aby każda podgrupa mogła pracować samodzielnie a potem na głównym forum podzielić się wynikami swojej pracy.

W czerwcu 2018 została wprowadzona bardzo ważna nowa funkcja – płatne webinary. Oznacza to, że możesz poprzez ClickMeeting sprzedawać dostęp do webinaru! Więcej o tej funkcji piszę w pkt. 2 „Zakładanie spotkania”.

ClickMeeting połączysz z innymi programami (np. do e-mail marketingu) przez serwis Zapier. Daje on możliwość przesyłania danych pomiędzy różnymi programami a także pozwala na automatyzację pewnych czynności.  Oto przykład: w Zapier możesz ustawić workflow powodujący, że osoby zapisujące się na Twój webinar od razu są przypisywane do grupy czytelników twojego newslettera oraz że maile tych osób automatycznie wpadają także na drugą listę – uczestników danego webinaru i w efekcie już po wydarzeniu online szybko prześlesz do nich materiały z webinaru. Takich połączeń są setki ????

1. Zanim zaczniesz

ClickMeeting działa na komputerach przez przeglądarkę (polecane przeglądarki to: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari oraz Opera) a także na smartfonach (przez przeglądarkę Chrome lub Safari – tę opcję polecamy, a także przez aplikację mobilną ClickMeeting). Poniżej prezentuję screenshot pokazujący, jak zachowa się ClickMeeting, gdy klikniesz na link do webinaru z urządzenia mobilnego.

Program ClickMeeting można nabyć przez stronę internetową www.clickmeeting.pl. Zakup można poprzedzić 30-dniowym testem, wystarczy podać podstawowe dane, nie ma potrzeby podawania numeru karty kredytowej. ClickMeeting to polska firma, więc otrzymasz polską fakturę oraz (co ważne!) nie masz problemu z RODO.

Licencja testowa

Licencja testowa ma wszystkie funkcjonalności, ale i jedno organicznie. Możesz zaprosić tylko 25 osób na testowy webinar. W trybie dyskusji z mikrofonu może korzystać jednocześnie 5 osób (normalnie 25). Na spotkaniu poza organizatorem może być 2 prezenterów.

Podczas okresu testów w pokoju dostępne są wszystkie funkcjonalności poza kilkoma bardzo zaawansowanymi opcjami, np. automatyczny start nagrań. Jest natomiast ograniczone miejsce na pliki: limit na nagrania to 30 minut, a na prezentacje 64 MB.

Program dostępny  jest w języku polskim (inne języki także są do dyspozycji).

W języku polskim dostępne są instrukcje obsługi programu (choć ta jest stosunkowo intuicyjna) oraz wskazówki jak prowadzić efektywne spotkania przez internet.

Jeśli chcesz, aby równolegle odbywało się kilka spotkań w Clicku, a jednocześnie zależy Ci na łatwym zarządzaniu posiadanymi przez Twoją firmę kontami, to skorzystaj z subkont lub dokup sesje równoległe.

2. Zakładanie spotkania

Formularz pozwalający zaplanowanie spotkania umożliwia stworzenie unikalnego adresu URL wirtualnego pokoju.

Tu ustawiasz:

• termin i godzinę wydarzenia (wydarzenie określone czasowo) LUB korzystając z opcji „Wydarzenie permanentne” wirtualny pokój, który zawsze jest dostępny (do momentu, gdy go skasujesz)
• dostępność pokoju (dostępny dla każdego zapisanego, dostępny po wpisaniu hasła – uwaga! każdy ma to samo hasło, oraz token – każdy ma unikalny token).
• zabezpieczyć wejście na webinar hasłem lub tokenem, a także zrobić webinar płatny (nowość 06.2018). W tym celu wybierz opcję PŁATNY (1) oraz ustaw płatność (2). W filmiku przygotowanym przez producenta dokładnie zobaczysz, jak to się robi.

W Clicku możesz:

• tworzyć formularz zapisu na webinar z własnymi polami, a także własnym nagłówkiem i kolorami. Zmiany muszą się odbywać w ramach możliwości szablonu przewidzianego przez twórców. Nie można dostosowywać do własnych potrzeb treści potwierdzenia zapisu, które system wysyła do uczestnika. Zdjęcie tła pochodzi z serwisu Unspash, z którym Click współpracuje. NIE MOŻESZ wstawić swojego zdjęcia w tło. Kliknij w poniższy screenshot, aby zobaczyć detale formularza.

• dać uczestnikom możliwość automatycznego powiadamiania przez media społecznościowe (Facebook, Twitter, LinkedIn) znajomych / społeczności związanej z marką / firmą o nadchodzącym webinarze (patrz żółta ramka na grafice powyżej). Tu trzeba uważać, aby odklikiwać chceckbox, gdy webinar czy spotkanie, które organizujemy jest dedykowane do zamkniętego grona uczestników.
• Dodać swoje logo, ustawić dwa kolory twojej marki – widać je np. na przyciskach o drobnych elementach graficznych. Możesz też dodać zdjęcia tła – tu jesteś ograniczony do bazy zdjęć z serwisu Unsplash (jest ona jednak bardzo obszerna i zawsze tu coś znajdziesz).

Na tym etapie można także:

• spersonalizować poczekalnię, którą uczestnicy zobaczą przed webinarem. Możesz w niej umieścić zdjęcie prelegenta, plan spotkania, dodatkowe informacje tekstowe oraz pliki do pobrania. Uczestnik, który przychodzi na wydarzenie wcześniej, ma możliwość zostawienia dla Ciebie nagranej wiadomości (jeśli tę opcję włączysz).

Ponieważ jestem wielką fanką rozwiązań typu poczekalnia, to tu duży plus z mojej strony dla ClickMeeting!

Jak zaprosić uczestników?

Jeśli uczestnicy są zapraszani poprzez reklamę w internecie, to warto stworzyć wspomniany wyżej formularz zapisów w Clicku. W efekcie zapisane osoby będą rejestrowane w programie, a system będzie widział, kto zapisał się na webinar i kto nań przybył. Takie listy można wyeksportować do pliku xls oraz csv.

Gości można zapraszać z także z książki adresowej wbudowanej w system. Adresy można zaimportować w pliku csv lub formacie vCard. Do dyspozycji mamy 2 warianty systemowego zaproszenia, które można w pewnym zakresie modyfikować

Zaproszenia i potwierdzenia wysyłane bezpośrednio z systemu przychodzą na mail z załącznikiem .ics, który można importować do kalendarza (ten format obsługuje zarówno Outlook, Google, jak i Apple).

3. Prowadzenie spotkania

Oto widok wirtualnego pokoju, w którym włączona jest biała tablica.

Po lewej stronie w pionowym pasku narzędziowym dostępne jest menu, w którym włączamy m.in. prezentację, filmy, ankiety, dzielenie ekranu.

Po prawej stronie patrząc od góry znajdują się:

• okno audio i wideo – to tu włączasz swoją kamerę i mikrofon. Jeśli nie chcesz pracować z kamerą, to także tu ustawisz swoje zdjęcie lub awatar
• lista uczestników – osoba prowadząca i organizator zawsze będą ją widzieli. Jednak możesz wyłączyć ją dla uczestników.
• czat – poniżej piszę więcej o opcjach czatu.

Prowadzący ma do wyboru szereg narzędzi:

– 3 tryby realizacji wydarzenia – tryb prywatny: dostęp do audio i wideo mają tylko prezenterzy, tryb prezentacji: prawo do głosu mają tylko prezenterzy, uczestnicy słuchają i oglądają slajdy lub wideo, ten tryb jest najczęściej używany, tryb dyskusji: daje możliwość wszystkim uczestnikom do wypowiedzi głosowej, tutaj mamy ograniczenie do 25 osób. Jest to właśnie to miejsce, gdzie przełączamy się na dawny pokój typu „Meeting” – jeśli pracowałeś na starej wersji Clicka, to wiesz o czym mówię.

– nagrywanie do pliku mp4. Sumaryczna długość nagrań, jakie trzymasz na koncie Clicka, zależna jest od licencji. W panelu administracyjnym jest narzędzie do przycinania nagrania – można obciąć niepotrzebny początek i koniec. Nie korzystam z niego jednak, gdyż jest zbyt niedokładne.

– prezentowanie prezentacji. Prelegent możne na niej pisać, co jest przydatne! Niestety nie mogą pisać po niej uczestnicy.

– transmisja video. Prowadzący może oczywiście użyć kamery (dostępna jakość transmisji w HD) i w razie potrzeby powiększyć okno ze swoją osobą na cały ekran. Nie będzie to jednak taka jakość, jak w wypadku licencji typu transmisja online.

Teoretycznie jakość obrazu powinna być na takim samym poziomie niezależnie od tego, czy korzystamy z ClickMeeting przez komputer, czy aplikację mobilną. Niestety w praktyce okazuje się, że łącząc się za pośrednictwem smartfona lub tabletu na wideo lekko spada jakość wideo (jest jednak super w porównaniu ze starą wersją pokoju).

– podpokoje, czyli breakout rooms, o którym piszę więcej tu >>>

– interaktywną (białą) tablicę.

Oprócz standardowych opcji do dyspozycji jest tu:

• import zdjęć. Dzięki tej opcji można udostępnić uczestnikom pliki zapisane na serwerze, a także przesłać pliki z komputera lub importować z Flickr oraz Dropboxa. To unikatowa funkcja. Korzystałam z niej w czasie warsztatów online. Sprawdziła się!
• zmniejszanie i zwiększanie fontu – wystarczy „chwycić” napis myszką i rozszerzyć albo zwęzić okiento tekstowe a font sam się dopasuje do jej wielkości.
• inteligentny ołówek, rozpoznający kształty. Jeśli chcesz narysować koło i wychodzi kształt jedynie przypominający tę figurę, to program rozpozna, że to miało być koło i przekształci twój rysunek w ładne koło.

– dzielenie ekranu. Dzielenie ekranu można zrealizować na dwa sposoby – przez przeglądarkę oraz przez aplikację.
Wersja przez przeglądarkę jest szybsza do uruchomienia ale ma mniej opcji dodatkowych.

Jeśli wybierzesz opcję dzielenia ekranu przez aplikację, to na dzielonym widoku możesz między innymi rysować wirtualnym ołówkiem. Możesz także będąc na widoku dzielonego ekranu widzieć, co uczestnicy w tym czasie piszą na czacie w wirtualnym pokoju.- prezentacja filmów z You Tube. Można je także wgrać na serwer Clicka i prezentować w pokoju w ten sposób (robisz to za pomocą funkcji „Prezentacja”).

– ankiety. To narzędzie jest fajnie dopracowane w Clicku. Jest możliwość tworzenia pytań jedno- i wielokrotnego wyboru a także pytań otwartych. Można tworzyć dowolną ilość odpowiedzi (rzadko spotykana opcja!). Ankiety mogą zawierać kilka pytań. Można także umieszczać zdjęcia (aktualizacja 09.2015). Zdjęcie można kliknąć, wtedy się powiększy.

– testy – narzędzie podobne do ankiet, lecz można przydzielać odpowiedziom punkty. Dzięki temu uczestnik otrzyma od systemu feedback, czy dobrze odpowiada na pytania. Testy mogą zwierać kilka pytań.

Wszystkie pytania użyte w ankietach (na wszystkich webinarach prowadzonych w ramach jednej licencji) są przez system zachowywane i można je ponownie użyć a także przed ponownym użyciem przerobić.

Poza tym w czasie wyświetlania ankiety działa czat i można więc wykorzystać czas prezentacji wyników do interakcji z uczestnikami.

Wyniki ankiet dostępne są także w raporcie z webinaru dostępnym z poziomu panelu administracyjnego. Można tam podejrzeć jak głosowali poszczególni uczestnicy.

– udostępnianie plików uczestnikom.

– czat. są 3 rodzaje czatów – publiczny, prywatny oraz moderowany. Dzięki tej ostatniej opcji pytanie zadane na czacie przez uczestnika jest widoczne dla wszystkich dopiero po jego akceptacji przez moderatora lub prowadzącego.

Zapis czatu można wyeksportować do plików txt, xml i csv.

– ikony stanu. Choć tu przydałby się większy wybór. Brakuje mi ikon typu uśmiech czy oklaski.

– lista uczestników. Z automatu jest widoczna dla wszystkich. Jeśli tylko Ty chcesz ją widzieć, to możesz ukryć ją przed odbiorcami spotkania.

4. Kończenie spotkania

Webinar kończy się przyciskiem Zakończ Spotkanie. Ciekawostką w Clicku jest możliwość (na etapie przygotowania wirtualnego pokoju) stworzenia własnej strony pożegnalnej, która się ukaże uczestnikom po zakończeniu webinaru.

Click daje możliwość podejrzenia w statystykach lokalizacji, z której uczestnicy włączyli się do spotkania. Pozostałe statystyki, np. łatwe do wyeksportowania dane dotyczące liczby uczestników, wymagają jednak dopracowania.

5. Jak słychać przez Clicka?

Jakość audio znacznie się poprawiła od momentu, gdy pierwotnie pisałam ten post. Teraz jest naprawdę dobra.

6. Inne wersje programu i plany cenowe

Obecnie dostępne są 3 opcje: Live, Automated, i Enterprise.

Live to podstawowy typ licencji, który wielu osobom w zupełności wystarczy.

Moim zdaniem warto się jednak zdecydować na wersję Automated, ponieważ wraz z nią otrzymujemy dodatkowe funkcje: automatyczne certyfikaty uczestnictwa (dodać certyfikat), wiadomość z podziękowaniem (możesz wpisać swój tekst), wiadomość follow up do uczestników (także możesz wpisać swój tekst).

Miesięczny koszt najmniejszego pakietu Live dla 25 osób to 40 zł, pakietu Automated to 60 zł. Pakiet Enterprise wyceniany jest indywidualnie. Na stronie cennika ClickMeeting jest suwak (zaznaczony czerwoną strzałką), którym wybierasz wielkość pokoju (liczbę osób, która może jednocześnie przebywać na webinarze, wliczając także prelegenta i organizatora). Wraz z przesunięciem go w prawo, zmienia się cena.

Warto wspomnieć, że płacąc z cały rok z góry otrzymasz rabat w wysokości 20% (pomarańczową strzałką zaznaczyła miejsce, gdzie przełączysz się z miesięcznej licencji na roczną z rabatem).

Aktualny cennik dostępny jest na stronie: https://clickmeeting.com/pl/pricing