Program do organizowania webinarów GoToWebinar był już przez nas testowany. Postanowiliśmy jednak sprawdzić jak prezentuje się w nowej odsłonie.
Słowem wprowadzenia wspomnę tylko, że opisywany w poście program działa na innej zasadzie niż nieco popularniejszy na naszym rynku ClickWebinar – różnica polega na tym, że w GoToWebinar nie masz możliwości załadowania swojej prezentacji – pokazujesz ją poprzez dzielenie ekranu oraz to, że program działa przez aplikację, którą musisz zainstalować na swoim komputerze.
Warto też wiedzieć, że w rodzinie programów GoTo jest też dedykowany do spotkań GoToMeeting i dedykowany do szkoleń online GoToTraining.
Zanim zaczniesz
GoToWebinar nie jest dostępny w języku polskim, dlatego poniżej prezentujemy informacje dot. anglojęzycznej wersji językowej.
Aby zacząć korzystać z GoToWebinar, należy utworzyć konto (testowe konto jest ważne przez 30 dni) na stronie tutaj. W formularzu wystarczy podać imię i nazwisko, adres email i utworzyć hasło.
Po zalogowaniu system automatycznie objaśni nam działanie aplikacji krok po kroku – co jest niezwykle pomocne.
Tworzymy pierwszy webinar
Aby rozpocząć tworzenie wydarzenia należy kliknąć przycisk „Schedule a Webinar”. Na stronie pojawi się formularz z podstawowymi polami: „Title” (tytuł), „Description” (opis), „Start date” (data webinaru), „Start time” i „End time” (czyli czas rozpoczęcia i zakończenia) oraz „Webinar time zone”. (strefa czasowa).
Przydatną opcją jest możliwość wyboru, czy będzie to jednorazowe czy cykliczne webinarium, w okienku „Occurs”.
Kolejna dostępna opcja to wybór języka webinaru w polu „Webinar language”. Do wyboru jest 6 opcji, ale niestety nie ma języka polskiego.
Po uzupełnieniu wszystkich danych przechodzimy do kolejnego okna. Tutaj możemy wybrać między innymi ustawienia audio i załadować film – ta opcja może was zaskoczyć. Tego filmu nie można bowiem pokazać w czasie webinaru, ale za to można go dołączyć do wiadomości przesyłanej automatycznie po wydarzeniu. W ten sposób można np. przesłać uczestnikom nagranie eventu, w którym brali udział. Materiał wideo może mieć maksymalnie 1GB.
W sekcji „Branding and themes” jest możliwość dostosowania webinaru, pod względem kolorystyki, do naszej marki. Można na przykład dodać logo do wiadomości powitalnej, która pojawi się na czacie na początku eventu.
Ciekawą opcją jest możliwość przećwiczenia swojej prezentacji przed rozpoczęciem wydarzenia. Aby to zrobić, należy w oknie edycji webinaru kliknąć „Practice”.
Zapraszanie uczestników
Kolejne opcje umożliwiają dodanie kolejnych organizatorów (Organizers) oraz prezenterów (Panelists). Wszyscy organizatorzy mają takie same uprawnienia podczas spotkania. Po webinarze jednak tylko główny organizator ma dostęp do raportów, zarchiwizowanych nagrań i wysyłania maili typu follow-up.
Prezenterzy mogą mówić, udostępniać widok ze swojej kamery, prezentować pulpit i odpowiadać na przypisane to nich pytania.
GoToWebinar daje możliwość zaproszenia uczestników poprzez wysyłkę automatycznych e-maili.
E-maili nie da się niestety całkowicie „spolszczyć”. Własny tekst to jedynie tytuł (128 znaków) oraz opis wydarzenia (2048 znaków).
W oknie edycji dotyczącym zapisów można ustawić:
- konieczność potwierdzenia przez organizatora udziału w webinarze oraz hasło. Są to przydatne opcje w przypadku organizacji płatnych eventów.
- stronę z potwierdzeniem, na którą zostanie przekierowana osoba po zapisie. Strona może zostać wygenerowana w GTW lub podpięta inna dowolna.
- powiadomienie mailowe dla organizatora o zapisie kolejnych osób.
W zakładce „Questions” można edytować formularz zapisu. Domyślnie są tam 3 pola (imię, nazwisko oraz e-mail), ale można też wybrać spośród dodatkowych propozycji, a także dodać własne.
W części dotyczącej maili możemy też wybrać:
- czy ma być wysyłany mail z potwierdzeniem.
- czas wysyłki maksymalnie trzech maili przypominających.
- opcję przesłania maila z podziękowaniem za udział w wydarzeniu. Można tutaj oczywiście zablokować wysyłkę tego typu wiadomości do osób, które zapisały się, ale ostatecznie nie wzięły udziału w webinarze.
Dodatkowo informację o webinarium można opublikować także bezpośrednio na portalach społecznościowych klikając w zakładkę „Share” w górnym menu.
Aplikacja GoToWebinar Launcher
Aby brać udział w webinarium konieczne jest pobranie i zainstalowanie aplikacji GoToWebinar Launcher. Używanie tego oprogramowania jest obowiązkowe zarówno dla zwykłych uczestników, jak i organizatorów i prezenterów.
W takcie webinaru w GoToWebinar
Organizator spotkania przed wejściem do pokoju powinien sprawdzić swoje ustawienia audio.
Po kliknięciu linku „start the meeting” pojawia się okno aplikacji po prawej stronie pulpitu. Z automatu uruchamia się krótki samouczek, który krótko objaśnia poszczególne elementy.
Każde z okienek można przenieść w dowolne miejsce lub jeśli uznamy, że jest zbędne to można je po prostu zamknąć. Cały panel kontrolny można też ukryć. Wtedy zostaje menu linijka z podstawowymi ustawieniami: mikrofonem, kamerą, dzieleniem ekranu oraz narzędziami do rysowania.
Funkcje wirtualnego pokoju GoToWebinar
- Audio – prelegent (prelegenci) oraz organizator mogą równocześnie używać audio. Głos transmitowany jest przez VOIP. Możesz się także wdzwonić do pokoju, ale brak niestety polskiego numeru do wdzwaniania się.
- Wideo prelegenta – prelegent może włączyć kamerkę i transmitować obraz swojej osoby. Równocześnie może być włączonych 6 kamer.
- Udostępnianie filmu – chcąc w trakcie webinaru pokazać uczestnikom wideo należy w aplikacji kliknąć „File” -> „Labs” -> „Video Sharing”.
Wtedy w oknie „Webcam and Video” pojawi się możliwość udostępnienia filmu.
Po wybraniu pliku z dysku otwiera się nowe okienko – odtwarzania.
Korzystanie z tej opcji jest możliwe tylko, jeśli prezenter ma włączony głos i jest w trakcie nadawania na żywo.
- Prezentowanie prezentacji – odbywa się na zasadzie dzielenia ekranu („Screen Sharing”). Oznacza, to że jeśli masz animacje w prezentacji Power point, to będzie ich widać. Prelegent ma do wyboru opcję udostępnienia całości pulpitu, wybranego programu lub pustego ekranu.
- Wirtualne mazaki – w GoTowebinar brak „typowej” białej tablicy, ale możesz rysować po prezentacji używając długopisu, zakreślacza, wskaźnika oraz strzałki podczas dzielenia ekranu. Zawsze tylko jedna osoba, mająca uprawnienia prezentera, może rysować.
- Ankiety – nową ankietę utworzysz w panelu administracyjnym webinaru.
Każda ankieta to jedno pytanie, które może mieć maksymalnie 5 odpowiedzi. W sumie można utworzyć 20 ankiet. Podczas ankietowania uczestników pytania nie wyświetlają się pozostałym organizatorom oraz prezenterom. Wyniki ankiety publikowane są po jej zakończeniu.
Istnieje jeszcze inna forma ankietowania – „Survey”. Tutaj tworzymy jeden formularz, który może zawierać maksymalnie 25 pytań. Dostępne opcje to: jednokrotny wybór oraz wielokrotny wybór spośród 8 odpowiedzi, a także ocena w skali od 1 do 5 oraz krótka odpowiedź.
Taką ankietę możemy przeprowadzić jedynie na koniec webinaru lub przesłać mailem po wydarzeniu do uczestników.
- Pogląd pod stan uwagi uczestników „Audience view” – sprawdzisz, jaki widok na swoich ekranach mają w danym momencie uczestnicy i jaki procent patrzy na ekran prezentera. Z kolei w zakładce „Dashboard” widać czas trwania, całkowitą liczbę uczestników oraz procent osób, które w danym momencie oglądają webinarium, a także ilość zadanych pytań i podniesionych rąk.
- Kilku prezenterów – w GoToWebinar tylko jedna osoba może mieć pełne uprawnienia prezentera (np. do pisania na prezentacji). Prezenterzy przekazują sobie kontrolę w trakcie prezentacji poprzez przycisk „Change presenter”.
- Nagrywanie – webinar można oczywiście nagrywać w całości lub tylko wybrane fragmenty. Wystarczy kliknąć przycisk „Start Recording”. Jeśli przerywamy nagrywanie i później uruchamiamy je ponownie to cały materiał z jednego webinaru będzie połączony w jeden plik. Wideo może być zapisane w formacie WMV lub MP4 na dysku komputera. Nagranie można też załadować na swoje konto w GoToWebinar.
- Pliki do pobrania „Handouts” – tutaj możemy dodać maksymalnie 5 plików, które uczestnicy mogą pobrać z wirtualnego pokoju.
- Pytania i odpowiedzi – w sekcji „Questions” możemy zobaczyć pytania, jakie zadali nam uczestnicy spotkania. Można na nie odpowiadać ustnie w trakcie wydarzenia lub wysłać uczestnikowi odpowiedź pisemną.
- Czat – można przesyłać wiadomość do prowadzących lub wszystkich uczestników webinaru. Wybierając wiadomość do pozostałych organizatorów oraz prezenterów mamy do wyboru kilka opcji.
Ceny
GoToWebinar oferuje trzy konta różniące się maksymalną ilością uczestników webinarów.
- konto do 100 uczestników kosztuje 89$ miesięcznie
- konto do 500 uczestników kosztuje 199$ miesięcznie
- konto do 1000 uczestników kosztuje 299$ miesięcznie
Pozostałe opcje są takie same niezależnie od wybranego pakietu.